結論
BEO（Banquet Event Order／バンケット・イベント・オーダー）とは、ホテルの宴会や会議、パーティーについて、日時・会場・人数・料理と飲料・会場のレイアウト・進行・機材・料金などを一枚にまとめ、関係するすべての部署に配る実施指示書です。日本のホテルでは「宴会指示書」「宴会伝票」「ファンクションシート」などとも呼ばれます。
BEOは、主催者（お客様）と宴会セールスが合意した内容を、調理・宴会サービス・設営・音響・フロント・経理が同じ情報で動くための「唯一の正本」です。宴会で起きるトラブルの多くは、BEOの記載漏れか、変更がBEOに反映されずに一部の部署だけが古い情報で動いたことから生まれます。
はじめに
ホテルの宴会は、1件のなかに多くの部署が関わる仕事です。セールスが受注し、調理が料理を仕込み、宴会サービスが会場を設営して配膳し、音響担当がマイクとプロジェクターを準備し、フロントが宿泊を伴う参加者を迎え、経理が請求書を作ります。これらの部署は当日まで主催者と直接話すことはほとんどありません。各部署が主催者の要望を知る手段はBEOだけです。
BEOは、ホテルの表側（FOH）と裏方（BOH）をつなぐ書類でもあります。表と裏の区分は用語解説 : BOH・FOH（バックオブハウス・フロントオブハウス）とはで解説しています。本記事では、BEOに何を書くのか、いつ誰が作って配るのか、変更をどう管理するのか、そしてよくある記載漏れを整理します。
BEOに書く項目
BEOの様式はホテルごとに異なりますが、記載する項目はおおむね共通しています（参考：Hotel Tech Report「What is a Banquet Event Order」）。
| 項目 | 具体的な内容 | 主に使う部署 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 宴会名、主催者名、担当者と連絡先、BEO番号、版数（第何版か） | 全部署 |
| 日時と会場 | 開始・終了時刻、設営・撤去の時刻、会場名、控室 | 宴会サービス、設営、警備 |
| 人数 | 見込み人数、確定人数、最低保証人数（ギャランティ） | 調理、宴会サービス、経理 |
| 会場レイアウト | スクール形式・シアター形式・円卓・立食などの配置、卓数、受付・演台・ステージの位置、図面 | 設営、宴会サービス |
| 料理 | メニュー、提供時刻、アレルギー・宗教・ベジタリアンなどの個別対応とその人数 | 調理、宴会サービス |
| 飲料 | フリードリンクか個別精算か、銘柄、乾杯酒、提供時間 | 宴会サービス、バー |
| 機材・装飾 | マイク、プロジェクター、スクリーン、照明、花、看板、電源 | 音響・映像、設営、外部業者 |
| 進行 | 開会、挨拶、乾杯、余興、閉会などの時刻と、その合図 | 宴会サービス、調理、音響 |
| 付帯手配 | 宿泊の部屋割り、駐車場、クローク、送迎、外部業者の搬入 | フロント、駐車場、ロジスティクス |
| 料金と精算 | 単価、サービス料、消費税、支払方法、請求先 | 経理、セールス |
BEOの記入例
イメージをつかむために、企業の周年記念パーティーを想定した簡単な記入例を示します（架空の例です）。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| BEO番号・版数 | No.2026-1015-03／第3版（10月8日改訂） |
| 宴会名 | 株式会社〇〇 創立30周年記念パーティー |
| 日時 | 10月15日（木）受付18:00／開宴18:30／閉宴20:30 設営完了17:00、リハーサル17:15〜17:45、撤去開始21:00 |
| 会場 | 2階 鳳凰の間（控室：202号室） |
| 人数 | 見込み150名／ギャランティ140名（10月12日確定） |
| 形式 | 立食。料理台4か所、バーカウンター2か所、ステージと演台は正面、受付は入口外に長机2本 |
| 料理 | 立食コースA（1名1万2,000円）。甲殻類アレルギー3名分を別盛り（受付で名札シールを渡し、サービスが個別に案内） |
| 飲料 | フリードリンク2時間。乾杯はスパークリングワイン。ノンアルコール飲料を多めに |
| 機材 | ワイヤレスマイク2本、演台マイク1本、プロジェクターとスクリーン（映像は主催者持ち込み、17:15に動作確認） |
| 進行 | 18:30開会、18:35社長挨拶、18:45乾杯（乾杯前に全員へグラス配布完了）、19:30映像上映（照明を落とす）、20:25閉会の辞 |
| 付帯 | 役員5名が宿泊（フロントに名簿送付済み）。駐車場20台を確保。外部の花業者が16:00に搬入口から搬入 |
| 精算 | 主催者へ一括請求。追加飲料は主催者負担。サービス料15%・消費税別 |
ポイントは、開始・終了の時刻だけでなく、設営・リハーサル・搬入・撤去の時刻まで書くことと、アレルギー対応を「誰が、どう見分けて、どう提供するか」まで書くことです。版数と改訂日があれば、現場は自分の手元の紙が最新かどうかをすぐに確かめられます。
部署ごとにBEOのどこを見るか
BEOは全部署に同じものが配られますが、部署によって注目する箇所は異なります。
| 部署 | 特に確認する項目 | 確認し忘れたときに起きること |
|---|---|---|
| 調理 | 確定人数、メニュー、提供時刻、アレルギー・宗教対応 | 料理が足りない、アレルギー対応の料理が用意されていない |
| 宴会サービス | レイアウト、進行、飲料、人員数、席次 | 乾杯に間に合わない、配膳の順番を間違える |
| 設営 | 設営完了時刻、レイアウト図、機材の位置 | 開場時刻に設営が終わっていない |
| 音響・映像 | 機材の種類と数、持ち込みの有無、リハーサルの時刻 | 映像が映らない、マイクが足りない |
| フロント・駐車場 | 宿泊者、送迎、駐車台数、クローク | 参加者の車が停められない、宿泊の部屋が準備できていない |
| 経理 | 単価、ギャランティ、追加注文の扱い、請求先 | 請求額が合わない、請求先を間違える |
BEOとあわせて覚えたい宴会用語
ギャランティ（最低保証人数）
主催者が「少なくともこの人数分は料金を払う」と約束する人数です。当日の出席者がギャランティを下回っても、ギャランティ分の料金が請求されます。調理はこの人数を基準に食材を発注するため、確定のタイミング（多くは数日前）をBEOに明記しておきます。
見込み人数と確定人数
受注時の人数は「見込み」で、開催が近づくにつれて「確定」に変わります。BEOにどちらの数字が書かれているかがあいまいだと、調理と宴会サービスで準備する数がずれます。
レイアウト（会場形式）
スクール形式（机と椅子を教室のように並べる）、シアター形式（椅子だけを並べる）、円卓（正餐）、立食（ビュッフェ）などがあります。同じ会場でも形式によって収容人数が大きく変わり、設営に必要な人手と時間も変わります。
レジュメ（Resume）とBEOの違い
複数日にわたる会議や大規模なイベントでは、全体の概要を1つにまとめた「レジュメ（イベント・レジュメ）」を作り、その下に日時・会場ごとのBEOをぶら下げる運用がよく使われます。レジュメが全体の地図、BEOが一つひとつの作業指示という関係です。
BEOの流れ：作成から当日まで
1. 受注と作成（セールス・宴会予約）
主催者との打ち合わせ内容をもとに、宴会セールスや宴会予約担当がBEOを作成します。主催者との打ち合わせ記録と、BEOの内容に差がないかを確認します。
2. 配布（開催の1〜2週間前が目安）
多くのホテルでは、週に1回の宴会打ち合わせ（ファンクション・ミーティング）で、翌週以降のBEOを各部署に配り、内容を読み合わせます。料理の仕込みや外部業者の手配に必要な時間から逆算して、配布の期限を決めておきます。
3. 変更（改訂版の発行）
人数の増減、メニュー変更、進行の変更などが入るたびに、BEOを改訂して再配布します。このとき版数を上げ、変更箇所を目立たせ、古い版を回収するのが鉄則です。
4. 当日（最終確認）
当日の朝、宴会キャプテンや現場責任者が最終版のBEOで会場・料理・機材を確認し、主催者と進行をすり合わせます。
5. 精算と振り返り
終了後、実際の人数や追加注文をBEOに記録し、請求書を作ります。問題があった宴会は、BEOのどこに原因があったかを振り返り、次回の様式や手順を見直します。
版数管理のルール例
BEOのトラブルを減らすうえで最も効くのが、変更の扱いを決めておくことです。次のようなルールを宴会部門で共有しておくと、古い情報で動く事故を防げます。
- 変更を受けた人が、まずBEOを直す：電話やメールで変更を受けたら、口頭で伝える前にBEOを改訂する
- 版数と改訂日を必ず上げる：「第3版（10月8日改訂）」のように、表紙の目立つ位置に書く
- 変更箇所を目立たせる：変更した行に印を付けるか、冒頭に「前版からの変更点」を箇条書きで書く
- 配布の受領を記録する：どの部署の誰が最新版を受け取ったかを残す
- 変更の締め切りを決める：料理は3日前、レイアウトは前日など、項目ごとに変更を受けられる期限を決め、主催者にも伝えておく
- 当日の変更は責任者を通す：当日の変更は宴会キャプテンに集約し、キャプテンが各部署に指示する
よくある記載漏れとトラブル
- アレルギー対応が一部の部署に届かない：調理には伝わっているが、配膳するサービス担当が「どの席の誰か」を知らない。席次とセットで記載する
- 設営時刻が書かれていない：開始時刻だけで設営・リハーサルの時刻がなく、前の宴会の撤去と重なる
- 変更が口頭だけで終わる：セールスが主催者から人数変更を電話で受け、調理にだけ伝えてBEOを直さない。サービスは古い人数で卓を並べる
- 外部業者の搬入経路と時刻がない：花屋や音響業者が裏口（BOH）のどこから入るか分からず、搬入が遅れる
- 精算条件があいまい：追加の飲み物を誰に請求するかが決まっておらず、終了後に揉める
デメリット・リスク
BEOは宴会運営に欠かせない仕組みですが、運用が重くなるとそれ自体が負担になります。
- 紙の運用の限界：印刷して配布し、変更のたびに差し替える運用では、古い版が現場に残りやすい
- 作成の属人化：ベテランのセールスの頭の中にしかない「いつもの対応」がBEOに書かれず、担当が替わると品質が落ちる
- 情報の詰め込みすぎ：すべてを書こうとして1件が何ページにもなり、現場が必要な箇所を見落とす。部署ごとに必要な項目を目立たせる工夫が要る
こうした課題に対して、宴会・販売管理システム（S&C：Sales & Catering）でBEOを作成し、タブレットで最新版を共有するホテルも増えています。宴会業務のデジタル化はホテル宴会業務のDX戦略：AIが拓く「効率化」と「記憶に残る顧客体験」で取り上げています。
まとめ
BEOは、宴会の日時・会場・人数・料理・レイアウト・進行・機材・精算を一枚にまとめ、関係するすべての部署に配る実施指示書です。主催者との契約内容を、社内の各部署が同じ情報で実行するための「唯一の正本」であり、宴会の品質はBEOの精度で決まります。版数の管理、変更は必ずBEOから直すというルール、部署ごとに必要な情報を見落とさない様式の3点を押さえることが、宴会トラブルを減らす近道です。宴会の受注から当日までの負担を減らす考え方はなぜ2026年、ホテルは「宴会幹事の負担肩代わり」で利益を伸ばすのか？も参考になります。
関連する用語解説
ホテル業界でよく使われる略語・専門用語はホテル業界用語集で一覧にしています。
よくある質問（FAQ）
Q1. BEOは誰が作るのですか？
一般的には宴会セールスまたは宴会予約の担当者が作成します。大規模なホテルでは、BEOの作成と改訂を専門に担当する宴会予約（ケータリング・オフィス）を置いている場合もあります。
Q2. 結婚式でもBEOを使いますか？
使います。ただし婚礼は打ち合わせ項目が多く、席次表や演出の進行表が別に作られるため、「婚礼指示書」など専用の様式を使うホテルが多いです。
Q3. BEOはお客様に見せるものですか？
ホテルによります。海外ではお客様に内容を確認してもらい、サインをもらうことも一般的です。国内では社内用の書類とし、お客様には見積書や確認書を別に渡すことが多いです。
Q4. レストランの貸切でもBEOは必要ですか？
規模が小さくても、複数の部署が関わるならBEOを作る価値があります。特に、アレルギー対応や持ち込みの有無、精算方法は書面で共有しておくとトラブルを防げます。
Q5. BEOの知識はホテル以外でも役立ちますか？
役立ちます。会議場、イベント会場、ケータリング会社、イベントプランナーでも同じ考え方で指示書を作ります。ホテル宴会の経験が海外のMICE業界で評価される理由はホテル宴会経験は「世界で高評価」！海外MICEプランナーへの最強キャリアパスで紹介しています。
コメント