多拠点ホテルの申請DXは収益改善に繋がるか？事例検証

はじめに

多ブランド・多拠点展開を進めるホテルグループにとって、運営効率の向上は常に最大の経営課題です。特に、収益を生まないバックオフィス業務、その中でも「経費精算や申請業務」は、拠点が増えるほどにプロセスが複雑化し、現場スタッフと経理部門双方の生産性を大きく低下させるボトルネックとなりがちです。

この記事では、JR西日本ホテル開発株式会社が、経営統合を機に業務効率化AIクラウドサービス「バクラク」を導入した事例（出典：PR TIMES）を深掘りします。なぜ大手のホテルグループがこのタイミングで申請業務の刷新に踏み切ったのか、そして多拠点運営におけるバックオフィスDXが、現場と経営にどのような決定的な変化をもたらすのかを、プロの視点から徹底解説します。

結論（先に要点だけ）

• JR西日本ホテル開発は、経営統合と多拠点展開に伴う複雑化した申請業務を解決するため「バクラク」を導入しました。
• 目的は、多拠点約1,300名の従業員が利用する申請・承認フローの統一と効率化、およびガバナンス強化です。
• ホテル業界特有の「承認ルートの複雑さ」「拠点ごとのローカルルール」「紙文化」が業務効率を著しく下げていました。
• 申請業務のDXは、単なる経費削減に留まらず、現場スタッフの負担軽減とコア業務への集中を促し、結果的にホテル全体の収益性に貢献します。

JR西日本ホテル開発はなぜ多拠点申請業務の刷新が急務だったのか？

JR西日本ホテル開発が大規模なシステム刷新に踏み切った最大の背景は、「経営統合による組織と業務の複雑化」です（出典：公式発表）。

同社は、複数のホテルブランド（グランヴィア、ヴィスキオなど）を多拠点で展開しています。経営統合は組織の規模を拡大し、市場競争力を高める一方で、異なるブランドや拠点間で長年培われてきたローカルな業務プロセスやシステムの違いを一気に統一する必要が生じます。

多拠点運営における申請業務の「地獄」の正体

一般的に、多拠点展開するホテルグループでは、以下の理由から申請業務が深刻なボトルネックになりがちです。

1. 承認ルートの複雑化とブラックボックス化

ブランドやホテル規模によって、物品購入、契約、出張申請などの承認ルートがバラバラになりがちです。あるホテルではGM（支配人）決済で済むものが、別のホテルでは部門長→総支配人→本部経理部と、複数の階層を辿る必要があり、申請者は誰に承認を求めるべきか判断に迷います。

2. 紙ベース・ローカルシステム依存による属人化

特に古くからある施設では、稟議書や経費精算書が紙ベースで運用され続け、本部での集計・管理に膨大な工数がかかります。さらに、拠点特有の小さなシステム（Excelやローカルなファイルサーバー）に依存したローカルルールが残り、全社的な標準化を阻害します。

これらの状況は、従業員約1,300名という規模になると、年間数万件に及ぶ申請処理で経理部門を疲弊させるだけでなく、現場スタッフが「申請のために残業する」「出張清算が遅延する」といった非効率を生み出します。

これらの課題は、以前の記事「ホテル多拠点運営の申請地獄をどう脱却？標準化が収益向上の鍵に」でも指摘した、多拠点ホテル運営の収益性を蝕む構造そのものです。

「バクラク」導入で解決した現場と本部の具体的な課題

JR西日本ホテル開発が「バクラク」を導入した主な目的は、この複雑化した申請・承認プロセスをデジタル上で統一し、現場スタッフと本部経理部門双方の業務負荷を軽減することです。

現場スタッフの負担軽減：従業員1,300名への影響

ホテル現場のスタッフは、日々のフロント業務や客室対応など、ゲスト対応に集中する必要があります。しかし、従来の申請フローでは、経費精算や備品購入の申請に多くの時間を割かれていました。

• 入力作業の大幅削減：領収書をスキャンするだけで、日付、金額、取引先などのデータをAIが自動で読み取り、入力ミスを最小限に抑えます。
• 承認フローの可視化：多岐にわたる申請タイプに応じた承認ルートをシステム上で自動判別・適用することで、「誰に承認をもらえばいいか分からない」という迷いを解消し、申請から承認までのリードタイムを短縮しました。
• ペーパーレスの推進：紙の領収書や稟議書を廃止し、申請作業全体をデジタル化。原本管理や郵送にかかる手間がなくなりました。

本部経理部門の工数削減とガバナンス強化

本部にとってのメリットは、単なる効率化だけでなく、「経営ガバナンスの強化」に直結します。

特に経営統合後のガバナンス強化は重要です。プロセスの標準化は、不正リスクの軽減と、全社的なコスト構造の透明化を実現するため、結果的にホテル資産の価値を高めることにつながります。

ホテル業界特有の業務プロセス標準化の難しさ

一般企業に比べ、ホテル業界の業務プロセス標準化は難易度が高いとされています。その理由は、収益部門（客室販売、F&B）と非収益部門（バックオフィス、メンテナンス）の連携が複雑だからです。

現場の判断が収益に直結するジレンマ

ホテル現場では、ゲストの満足度を高めるため、予期せぬ経費が発生することが日常的にあります。例えば、客室設備の突発的な故障や、ゲストからの急な要望に対応するための物品購入などです。これらはスピードが命であり、本部での申請承認を待っていては顧客体験（CX）が損なわれてしまいます。

そのため、申請業務のシステム化にあたっては、以下の2点を両立させる必要がありました。

1. 全社的なルールと統一性（ガバナンス）
2. 現場における迅速な購買・承認の「自律性」

今回のJR西日本ホテル開発の事例は、AI技術を活用したシステムによって、このジレンマを解消する道筋を示しています。システムが適切な承認ルートを自動判別し、現場が最小限の手間で申請を完了できる環境を提供することで、現場の「自律性」を確保しつつ、経営層が必要とする「透明性」と「統制」を実現できます。

これは、AIを活用したシステムが、ホテリエの「判断疲れ」を解消し、より価値の高い業務に集中させるという、新しいDXの方向性を示唆しています。

関連記事：AIでホテリエの人間力は上がる？IHGが進める新DX戦略の全貌

多拠点ホテル運営企業が業務システムを選ぶ際の判断基準

JR西日本ホテル開発の事例から学ぶべきは、多拠点ホテル運営企業が次に業務システムを導入・刷新する際に重視すべき、実務上の判断基準です。

判断基準1：システムの「吸収力」（プロセス統一への柔軟性）

単一のブランドや拠点であればシンプルなシステムで足りますが、複数のブランドや異なる歴史を持つ拠点を抱える場合、システムが「多様なローカルルールをどこまで吸収し、どこから標準化を強制するか」という柔軟性が重要です。

ホテル業界は、飲食事業（F&B）やレジャー事業など、業態によって経費の発生構造が大きく異なります。そのため、ブランドや事業部単位で個別の設定（承認ルート、予算チェック項目）を柔軟に行えるシステムを選ぶことが、全社導入の成功の鍵となります。

判断基準2：現場スタッフの操作負荷（利用定着率）

どんなに高機能なシステムでも、現場のスタッフが使わなければ意味がありません。特にホテル現場はITリテラシーにばらつきがあるため、直感的で、スマートフォンなどモバイル端末からも簡単に操作できることが必須条件です。

領収書のAI読み取り機能や、申請フローの自動化は、操作負荷を下げ、従業員の「利用定着率」を劇的に高めます。利用定着率こそが、DX投資の回収率を左右する最も重要なKPIの一つです。

判断基準3：既存システムとの連携性

ホテル運営においては、PMS（Property Management System）や会計システム、人事給与システムなど、すでに多くの既存システムが稼働しています。新たに導入する申請システムが、これらの基幹システムとスムーズにデータ連携できるかを確認する必要があります。

特に多拠点のグループの場合、経費データがリアルタイムで会計システムに流れないと、正確なリアルタイムP&L（損益計算書）の把握が遅れ、迅速な経営判断を妨げることになります。

まとめ：バックオフィスDXは収益改善にどう貢献するか

JR西日本ホテル開発が大規模なバックオフィスDXに成功した事例は、日本のホテル業界における多拠点運営の課題解決の方向性を明確に示しました。

バックオフィス業務の標準化と効率化は、単なるコスト削減策ではなく、ホテル経営の基盤を強化する戦略的な投資です。具体的には、以下の3つの貢献が期待できます。

1. 人件費の最適化：経理部門の作業工数が削減されることで、より戦略的な財務分析や予算管理に人員を充てることが可能になります。また、現場スタッフが申請業務に費やしていた時間を、直接的なゲストサービスや収益に繋がるコア業務に振り分けられます。
2. データに基づく経営判断：経費データがリアルタイムで透明化されることで、どの拠点の、どの費用が高騰しているかを迅速に把握できます。これにより、全社的な仕入れ戦略や予算配分を最適化し、収益改善に直結するPDCAを高速化できます。
3. 従業員満足度と定着率の向上：煩雑な事務作業から解放されることは、ホテリエの「働きやすさ」に直結します。特に申請手続きの煩雑さは離職理由の一つになりがちですが、デジタル化により、スタッフはストレスなく業務を進められるようになります。

2026年現在、人材不足と物価高騰が続くホテル業界において、バックオフィス業務の徹底的な効率化は、現場の生産性を維持し、ゲスト体験の向上という本来のミッションに集中するための必須条件と言えるでしょう。

よくある質問（FAQ）

Q1: JR西日本ホテル開発が「バクラク」を導入した決め手は何ですか？

A: 経営統合後の複雑な多拠点・多ブランドの申請承認プロセスを統一し、約1,300名の従業員がストレスなく利用できる操作性と、全社のガバナンス強化を実現できる柔軟な機能性が決め手となったと考えられます（出典：公式発表）。

Q2: 多拠点ホテル運営で経費精算システムを導入する最大のメリットは何ですか？

A: 最大のメリットは「プロセスの標準化と透明性の確保」です。拠点ごとのローカルルールや紙ベースの非効率性を排除し、全社的なコスト管理と内部統制を強化できるため、経営の安定化と収益性の向上に直結します。

Q3: AIによる経費精算の読み取り精度はどの程度信頼できますか？

A: 近年のAI技術の進化により、領収書や請求書の読み取り精度は非常に高くなっています。これにより、経理担当者による手入力や目視チェックの工数が大幅に削減され、ヒューマンエラーのリスクも低減されます。

Q4: システム導入によって、現場のホテリエの仕事は具体的にどう変わりますか？

A: 申請書の作成や上長への確認、紙の証憑の整理といった手間がなくなり、出張や経費の精算にかかる時間が劇的に短縮されます。これにより、お客様へのサービスや売上につながる業務（アップセル、パーソナライズ対応など）に集中できるようになります。

Q5: 経費精算システムは、既存の会計システムやPMSと連携できますか？

A: 多くの最新の経費精算システムは、APIなどを利用して既存の会計システムやERPと連携可能です。この連携により、経費データをリアルタイムで財務情報に反映させることができ、経営状況の把握が迅速になります。

Q6: 小規模な独立系ホテルでも、このようなシステムの恩恵はありますか？

A: はい、あります。小規模施設では特に経理専任者がいない場合が多く、GMやオーナーが経理業務を兼任しているケースが多いです。システム導入は、これらのボトルネック業務を自動化し、経営層がより戦略的な業務に集中するための時間を生み出します。